El truco para mantener más seguros tus archivos en Google Drive

El trabajo colaborativo es cada vez más frecuente, tener los archivos en la nube a disposición de varios usuarios a menudo facilita el trabajo. Aunque también pueden surgir problemas. Una solución para que nadie pueda acceder a nuestros archivos es bloquearlos, te contamos cómo.

Bloquea archivos en Workspace

Cada vez más empresas hacen uso de sistemas colectivos como Google Workspace, el servicio proporciona al usuario el acceso a aplicaciones con funciones web, las cuales puede personalizar bajo su dominio. De modo que todos los usuarios pertenecientes a su organización tienen acceso a los documentos y contenidos. Una de las funciones disponibles es Google Drive, a través del otorgamiento de permisos el administrador puede dar acceso o no a los diferentes contenidos. Pero más allá de eso, a partir de ahora un usuario puede bloquear sus archivos, para evitar que nadie pueda editarlos.

• Para poder bloquearlo el usuario es imprescindible que el usuario tenga acceso al archivo en cuestión.
• Para bloquear el archivo, pulsa con el botón derecho del ratón sobre el mismo, para desplegar la ventana emergente con las diferentes opciones.
• Entre las opciones disponibles, selecciona “información del archivo”
• De esta forma se despliega un menú adicional en el que encontramos tres opciones “detalles”, “actividad” y “bloquear”. Si aún no has recibido la actualización en su lugar aparecerá “gestionar versiones”
• Si está disponible selecciona “bloquear”
• Del mismo modo, podremos desbloquearlo posteriormente.
• De este modo evitamos que nadie pueda editar nuestros archivos, como sucede cuando los compartimos con alguien y configuramos los permisos de edición.
• Para realizar este procedimiento, no hace falta ser el administrador, simplemente ser un usuario más y tener acceso, como ya hemos comentado.

Aunque por ahora no está disponible para todos los usuarios, el despliegue está siendo gradual y algunos usuarios deberán esperar para actualizar sus sistemas hasta el 20 de septiembre en los que se desplegará para los dominios de lanzamiento programado. Hay que destacar el hecho de que con esta nueva función se agiliza el proceso de restricción de los archivos en Drive. Algo que antes podíamos hacer a través de la API de Google Drive o mediante aprobaciones de archivos. De manera que un usuario nos pedía la aprobación por parte del administrador, aunque únicamente estaba disponible para cuentas profesionales o de estudios.

Aunque muchos usuarios han vuelto a la oficina desde la pandemia, el teletrabajo y el trabajo en línea han llegado para quedarse, de este modo siempre tenemos a modo toda la información independientemente de donde nos encontremos. Además de ser mucho más sencillo compartir y llevar a cabo un trabajo colaborativo con nuestros compañeros.

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