Calcular la nómina es una de las tareas esenciales del departamento de Recursos Humanos. Una función que le tocará hacer directamente a los pequeños emprendedores a los que no les llega para tanto despliegue.
Aunque la mayoría suele contratar los servicios de una gestoría o utilizar programas online para estos menesteres, saber cómo se calcula la nómina de un empleado y entender conceptos como la base reguladora, el TAE, cuánto se paga de IRPF, cuánto es el salario neto y el sueldo bruto es fundamental tanto para los empresarios como para los trabajadores.
Una nómina es un documento oficial en el que se refleja cuánto dinero recibe un trabajador como compensación por sus servicios a la empresa en la que está contratado. La nómina es, por tanto, un recibo en toda regla. Un recibo del pago del salario, que también justifica el pago que el trabajador hace cada mes de IRPF y de Seguridad Social.
Hacer el cálculo de una nómina puede parecer complicado debido a que contiene muchos conceptos, pero una vez que se comprende cada uno de ellos por separado, el proceso se vuelve sencillo. Es decir, para saber cómo hacer una nómina solo hay que entender cómo se calculan sus diferentes elementos (como las horas extraordinarias o el salario base, por ejemplo) y conocer los impuestos que los graban.
Elementos clave de una nómina
1. Datos de la empresa y del trabajador
Por lo general se suelen poner los datos de la empresa a la izquierda y los del trabajador, a la derecha.
Los datos que se deben reflejar de la empresa son los siguientes:
Nombre de la empresa
Domicilio
CIF
Código de cuenta de cotización
Los datos que deben aparecer del trabajador son:
Nombre
NIF
Número de la Seguridad Social
Grupo profesional. (Antes de la reforma de 2012 este concepto se llamaba categoría).
Grupo de cotización. (Este punto es muy importante porque determina los límites de las bases de cotización, algo importante para calcular la nómina).
2. Devengos de la nómina
Este apartado recoge lo que la empresa adeuda al trabajador y se divide en dos tipos: las percepciones salariales y las percepciones no salariales. Las primeras incluyen el salario base, los complementos salariales, las horas extraordinarias, complementarias, las gratificaciones extraordinarias y el salario en especie.
Percepciones salariales
1. El salario base es la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra trabajada o realizada por un empleado, según el Estatuto de los Trabajadores. Hay dos maneras de fijar su valor, a través de un convenio colectivo o mediante un acuerdo individual, siempre cumpliendo con el estatuto de los trabajadores.
2. Los complementos salariales son una serie de variables que derivan en un incremento del salario base. Estas variables pueden verse reflejadas, según bizneo.com como:
· Plus de antigüedad.
· Complemento de idiomas, título o conocimientos especiales.
· Complemento por productividad.
· Plus de nocturnidad.
· Plus de toxicidad, peligrosidad o semejantes.
· Complemento por trabajar días festivos.
· Plus por función desempeñada.
· Complemento por disponibilidad horaria.
· Gratificación por beneficios.
· Acceso a las acciones de la empresa.
Percepciones no salariales
Por su parte, las percepciones no salariales se refieren a los pluses (transporte, distancia, dietas de viaje, etc.), que no se consideran estrictamente salario. No cotizan a la Seguridad Social.
3. Deducciones de la nómina
Las deducciones son las cotizaciones y tributaciones por los impuestos que paga el trabajador, deducciones de IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social. En la mayoría de las nóminas, la empresa hace las retenciones correspondientes sobre el salario del empleado. Esta retención no es más que un adelanto del pago que el empleado tendrá que realizar a la Agencia Tributaria como parte del impuesto sobre la renta de personas físicas (IRPF).
Cuando llegue el momento de hacer la declaración de la Renta (IRPF), el trabajador tendrá que pagar la parte restante del tributo, o bien recibir la devolución correspondiente, en el caso de que la empresa le ha retenido más de lo que le corresponde pagar. Es importante tener en cuenta que la retención se aplica en función del tramo del IRPF que el empleado debe pagar según su salario.
Esta es la última parte de la nómina y en ella aparece todo aquello que se deduce del salario base para obtener el salario neto de un empleado. De esta manera, mientras que los devengos reflejan el salario bruto de un trabajador, las deducciones son todo aquello que la empresa retiene del sueldo del empleado.
En cuanto al IRPF, el 2021 la tabla de retenciones se actualizó e incluyó un nuevo tramo que afecta a las retribuciones más altas, aquellas de más de 300.000 euros, que pasan a retenerse al 47%. La Agencia tributaria publica un resumen de las tablas de retención en 2022 que se puede consultar aquí.
